Umowy i aneksy
Umowa powstaje z danych zgłoszenia, a zmiana po jej zawarciu idzie aneksem — z numerem, datą i powodem.
Umowy nie musisz pisać — zgodna z przepisami umowa uczestnictwa czeka w systemie od pierwszego dnia, razem z kartą kwalifikacyjną według wzoru z rozporządzenia. Zostaje Ci wpisanie tego, co naprawdę Wasze: zasad rezygnacji i tego, co obejmuje cena. A umowa wypełniana ręcznie w edytorze tekstu ma dwie wady naraz: literówki w kwotach i nazwiskach, a później — gdy ktoś dzwoni dopisać drugie dziecko — brak pewności, która wersja pliku jest tą obowiązującą.
Umowa czeka gotowa w systemie
Nie zaczynasz od pustej strony ani od wizyty u prawnika. Wzór jest w środku, zgodny z przepisami o wypoczynku dzieci i młodzieży — dopisujesz tylko to, co Wasze.
Treść bierze się z zamówienia
Dane zamawiającego, skład uczestników, kwoty i terminy wchodzą do umowy same. Nie ma czego przepisywać, więc nie ma gdzie się pomylić.
Zmiana po podpisie to aneks, nie nowy plik
Aneks powołuje się na numer i datę poprzedniej wersji. Historia zmian zostaje czytelna także za rok, przy reklamacji.
Klient dostaje komplet, nie różnicę
Po zmianie wychodzi aktualny komplet dokumentów z informacją, że zastępuje poprzedni. Nikt nie składa treści z dwóch maili.
Dokument z danymi osobowymi jest zamknięty hasłem
Umowa generowana na zamówienie idzie mailem zabezpieczona — hasłem jest sześć ostatnich cyfr telefonu płatnika.
Jak to ustawiasz
Droga przez panel, krok po kroku.
- 1
Zaczynasz od gotowego wzorca, nie od pustej strony
Zakładając umowę, wybierasz, od czego zaczyna się jej treść. Pełna „Umowa udziału w wypoczynku" ma już strony w dwóch kolumnach, przedmiot umowy, uczestników, płatności, klauzule RODO i podpisy na osobnej stronie. Obok stoją krótsze formy: umowa jednostronicowa do wyjazdów jednodniowych, potwierdzenie zapisu i wpłaty, informacja przed wyjazdem. To rusztowanie, a nie gotowiec do podpisu — miejsca do uzupełnienia są w nim wprost oznaczone, a zasady rezygnacji i to, co obejmuje cena, dopisujecie sami.
Sześć wzorców startowych. Pełna umowa udziału w wypoczynku niesie już przedmiot, uczestników, płatności i RODO. Kliknij, żeby powiększyć. - 2
Wskazujesz na wzorze miejsca, w które wchodzą dane
Kartę kwalifikacyjną uczestnika i umowę otwierasz w edytorze, który pokazuje wzór dokładnie tak, jak wyjdzie z drukarki. Na nim stawiasz pola: imię i nazwisko uczestnika, PESEL, adres, nazwę wypoczynku, termin, organizatora. Po prawej stoi paleta pogrupowana tak, jak myśli operator — zamawiający, uczestnik, opiekunowie, kontakty ICE, impreza, rezerwacja, ubezpieczenie, płatność, aneks. Osobną pozycją jest kod QR, którym potem potwierdza się odesłany papier.
Edytor karty kwalifikacyjnej uczestnika — pola osadzone wprost na wzorze, paleta danych po prawej. Kliknij, żeby powiększyć. - 3
Piszesz treść jak w edytorze tekstu
Paragrafy, tabele, pogrubienia, wypunktowania — edytor działa tak, jak każdy inny. Różnica jest w tym, co wstawiasz z menu „Wstaw": znaczniki, w miejsce których przy generowaniu wejdą dane. Numer rezerwacji w tytule, dane organizatora i zamawiającego w tabeli stron, nazwa wydarzenia i termin w przedmiocie umowy. Można też warunkowo: akapit o dojeździe pojawi się tylko wtedy, gdy zgłoszenie ma transport. Nagłówek i stopkę ustawiasz raz — powtórzą się na każdej stronie, a numerację dokłada system.
Edytor treści: zwykłe formatowanie, a w miejscach danych — znaczniki, które wypełnią się przy generowaniu. Kliknij, żeby powiększyć. - 4
Nadajesz plikowi nazwę, po której klient go rozpozna
Nazwa pliku też składa się ze znaczników. Umowa u klienta nazywa się wtedy „Umowa C4Y-2026-MN3XHR", a nie „umowa (3) final v2". To drobiazg, który oszczędza kilkanaście telefonów rocznie — bo rodzic szukający dokumentu sprzed pół roku znajduje go po numerze, a nie po dacie pobrania.
- 5
Ustalasz, gdzie dokument się dopina
Osobna zakładka mówi, przy których wydarzeniach dokument ma się pojawić i czy dotyczy wszystkich, czy tylko części zgłoszeń — na przykład wyłącznie uczestników niepełnoletnich. Zgoda rodzica nie ma czego szukać przy zapisie dorosłego na wyjazd rodzinny.
Katalog mówi wprost, jak każdy dokument trafia do zgłoszenia: ręcznie, na formularzu czy przy wszystkich wydarzeniach. Kliknij, żeby powiększyć.
Co z tego wychodzi
Efekt widoczny w systemie i po stronie uczestnika.
- 1
Umowa domyka się sama, gdy wpłata wejdzie
Zawarcie umowy jest zdarzeniem w systemie, a nie czyjąś decyzją odnotowaną w arkuszu. Wiadomość „Umowa zawarta (wpłata zaksięgowana)" wychodzi przy obsłudze tej operacji — nie trzeba o niej pamiętać, bo nie ma momentu, w którym ktoś mógłby zapomnieć.
Zawarcie umowy i jej późniejsza zmiana to dwa osobne, gotowe typy wiadomości. Kliknij, żeby powiększyć. - 2
Po zmianie klient wie, ile teraz płaci
Wiadomość o aneksie mówi trzy rzeczy, bo tylko te trzy interesują kogoś, kto właśnie zmienił zamówienie: ile wyjazd kosztuje teraz, ile już wpłacił i ile zostało. Powód zmiany wchodzi do treści, jeśli go podasz. W załączeniu idzie komplet aktualnych dokumentów, wprost opisany jako zastępujący poprzednie.
Chcesz zobaczyć to na swoich danych?
Pokażemy system na Twoim rodzaju wyjazdów i odpowiemy na pytania, na które strona nie odpowiada.
Umów demoZobacz też
Automatyzacje i terminy
System sam pilnuje zaliczek, dopłat i brakujących dokumentów — i sam się odzywa, zanim termin minie.
Własne pytania na formularzu
Dołóż do zapisu pytania, których potrzebujesz — i zbierz odpowiedzi tam, gdzie ich później szukasz.
Predefiniowane dokumenty
Karta kwalifikacyjna, zgody i regulaminy gotowe do użycia — złożone pod polskie przepisy o wypoczynku dzieci i młodzieży.