Dokumenty od uczestników

Kto oddał kartę kwalifikacyjną, a kto spóźnia się z dokumentami. Odbiór pocztą albo w biurze, a przy zbiórce — sprawdzenie, czy wszystko dotarło.

Z czym się mierzysz

Przed wyjazdem zamawiający muszą oddać podpisaną kartę kwalifikacyjną, zgody i oświadczenia. Część przychodzi pocztą, część mailem, a reszta ląduje w ręku kierownika w dniu zbiórki, na parkingu przed autokarem.

Kto nie oddał? Komu minął termin? Czy ta karta, którą kierownik trzyma w ręku, została gdziekolwiek odnotowana? Bez systemu odpowiedź daje dopiero przeszukanie segregatora.

Co daje Campsflow

Panel wie, jakich dokumentów wymaga każde zgłoszenie, i odnotowuje każdy odbiór. Kliknij zrzut, żeby powiększyć.

1
Kto ma komplet, a kto nie
Lista dokumentów pokazuje każdego uczestnika ze stanem: brak, częściowo, komplet albo nie wymagane. Jedno kliknięcie zostawia tylko tych po terminie. Na karcie zgłoszenia widać każdy dokument osobno — czy go oczekujesz, czy jest tylko do wiadomości, czy wraca podpisany po zawarciu umowy.
Kto nie oddał dokumentów — z terminem i skanerem kodu QR. Kliknij, żeby powiększyć.
2
Odbiór pocztą albo w biurze
Zwykle dokumenty przychodzą pocztą albo klient przynosi je do biura. Zaznaczasz, co dotarło, jak — osobiście, pocztą albo elektronicznie — i kto to odebrał, a zamawiający może od razu dostać potwierdzenie odbioru mailem. Ekran działa też na telefonie, więc w razie potrzeby odbierzesz dokument nawet przy autokarze — ale to ostateczność, nie zasada.
Odbiór dokumentów — zaznaczasz, kto co oddał. Kliknij, żeby powiększyć.
3
Zestawienie na dzień zbiórki
Przed wyjazdem łatwo przygotowujesz raport, jakich dokumentów wymaga się od każdego uczestnika, a w trakcie zbiórki sprawdzasz na nim, czy wszystkie dotarły.
4
Kod QR na dokumencie
Dokument przygotowany w panelu może mieć nadrukowany kod QR — w treści pisanej w edytorze albo w wybranym miejscu gotowego PDF-u. Każdy egzemplarz ma własny kod, który wskazuje ten dokument tego uczestnika.
Karta kwalifikacyjna z kodem QR do odbioru. Kliknij, żeby powiększyć.
5
Skanowanie przy przyjmowaniu dokumentów
Osoba, która przyjmuje dokumenty, skanuje kod aparatem telefonu albo czytnikiem przy biurku i trafia prosto na odbiór tego dokumentu tego uczestnika — bez szukania nazwiska na liście.
Kod z dokumentu w kamerze — i od razu ekran odbioru. Kliknij, żeby powiększyć.
6
Przypomnienia o dokumentach
Kto nie oddał dokumentów na czas, dostaje przypomnienie według harmonogramu, który ustawiasz raz dla całej oferty.
Komunikacja z zamawiającym